1. Inleiding
Wanneer met De Ark Gouda contact wordt opgenomen, worden persoonsgegevens gedeeld. Deze worden vaak automatisch doorgegeven, zodat De Ark Gouda de vragen kan beantwoorden. In dit privacy statement wordt uitgelegd welke gegevens worden verzameld, waarom De Ark Gouda deze nodig heeft, wat De Ark Gouda hiermee doet en welke rechten men heeft. Kortom; hoe gaat De Ark Gouda om met persoonsgegevens en privacy?

2. Wat zijn persoonsgegevens?
Onder persoonsgegevens valt alles waardoor De Ark Gouda kan zien óf waardoor De Ark Gouda kan achterhalen wie er contact heeft opgenomen. Dit zijn directe persoonsgegevens, zoals een naam, e-mailadres en telefoonnummer. Wanneer een bericht wordt ingevuld op de website of op een andere manier contact wordt opgenomen met De Ark Gouda, beschikt De Ark Gouda over deze persoonsgegevens.

3. Wie verwerkt de persoonsgegevens?
Hieronder staan de contactgegevens van De Ark Gouda wanneer er vragen zijn over de verwerking van persoonsgegevens of wanneer men gebruik wil maken van privacy-rechten:

De Ark Gouda 
Adres: Warmoerzierskade 11, 2805 PR Gouda
Telefoonnummer: 0182-58 25 81
E-mail: Contact@arkgouda.nl
 

4. Met wie delen we jouw persoonsgegevens?
De persoonsgegevens die aan De Ark Gouda wordt toevertrouwt worden niet gebruikt voor andere doeleinden dan de beoogde verwerkingen. Deze persoonsgegevens worden niet gedeeld met of aan derden verkocht tenzij dit nodig is vanuit wettelijke verplichtingen of wanneer hier toestemming voor is gegeven.

5. Waarvoor gebruikt De Ark Gouda persoonsgegevens?
De Ark Gouda legt hieronder voor iedere verwerking afzonderlijk uit welke gegevens worden gevraagd, waarom De Ark Gouda deze vraagt, wat we ermee doen en waar en hoe de gegevens worden opgeslagen. Hieronder is voor iedere verwerking deze informatie vinden.

5.1.1. Welke gegevens vragen wij en waarom?
In het contactformulier wordt gevraagd om een naam en e-mailadres. Om vragen te kunnen beantwoorden is een e-mailadres of telefoonnummer nodig. Wanneer de wens is dat De Ark Gouda telefonisch contact opneemt, kan dit in het bericht worden opgenomen. 
Wanneer het contactformulier is ingevuld en de hierboven genoemde data aan De Ark Gouda is verstrekt, wordt toestemming gegeven om deze te gebruiken voor het onderhouden van contact. De gegevens die aan De Ark Gouda wordt toevertrouwt via het contactformulier worden niet gebruikt voor andere (commerciële) doeleinden.

5.1.2. Waar slaat De Ark Gouda de gegevens op en hoe lang worden deze bewaard?
Door via de website van De Ark Gouda een bericht te versturen wordt toestemming gegeven voor het bewaren van gegevens in de mailbox van het secretariaat (hier komen ingevulde berichten binnen). Nadat de communicatie is beëindigd, worden de berichten nog maximaal zes weken bewaard voor nazorg of om latere vragen te kunnen beantwoorden.

5.2. Nieuwsbrief
Om geïnteresseerden op de hoogte te houden van interessante ontwikkelingen, verzendt De Ark Gouda af en toe een nieuwsbrief (Postduif) met daarin interessant nieuws en leuke informatie. Op de website staat beschreven hoe men zich hiervoor kan aanmelden.

5.2.1. Welke gegevens verwerkt De Ark Gouda en waarom?
De Ark Gouda richt de nieuwsbrieven graag aan mensen persoonlijk. Om dit te kunnen doen, vraagt De Ark Gouda om een naam en e-mailadres om de nieuwsbrief te kunnen toesturen. Bij aanmelding wordt toestemming gegeven om per e-mail nieuwsbrieven te sturen en de naam en e-mailadres op te slaan in de database van De Ark Gouda.

5.2.2. Waar worden gegevens opgeslagen en hoe lang worden deze bewaard?
De Ark Gouda slaat de persoonsgegevens op, op een beveiligd netwerk. De gegevens worden bewaard zolang diegene staat ingeschreven voor de nieuwsbrief. Op ieder moment kan men zich er ook weer voor afmelden. Dit kan door een mail te sturen naar contact@arkgouda.nl. Wanneer het bericht over het afmelden voor de nieuwsbrief op de mail binnenkomt, worden de persoonsgegevens binnen 30 dagen definitief verwijderd uit de database.

5.3. Privacy bij sollicitatie
Wanneer een potentiële medewerker/ assistent bij De Ark Gouda wil solliciteren vraagt De Ark Gouda onder andere om een CV met daarin persoonsgegevens, werkervaring en vaardigheden en een motivatiebrief. De Ark Gouda vraagt om deze gegevens om te kunnen beoordelen of de sollicitant geschikt is voor de functie.

De Ark Gouda vindt het belangrijk om zorgvuldig met deze documenten om te gaan. Hieronder wordt toegelicht waarvoor de persoonsgegevens worden gebruikt, wie de data te zien krijgt, waar de documenten worden opgeslagen en hoe lang de gegevens worden bewaard. Door deze gegevens op te sturen geeft de sollicitant daarmee toegang tot zijn/haar persoonsgegevens.

5.3.1. Procedure
Wanneer er bij De Ark Gouda wordt gesolliciteerd komen de gegevens terecht bij het secretariaat. Het secretariaat beoordeelt of de sollicitatie in aanmerking komt voor een verdere sollicitatieprocedure. Wanneer de sollicitant door de eerste selectie komt, worden de gegevens gedeeld met één of meerdere geselecteerde medewerkers van De Ark Gouda die beter kunnen beoordelen of de sollicitant inhoudelijk geschikt is voor de functie.

5.3.2. Welke gegevens verwerkt De Ark Gouda en waarom?
Afhankelijk van de functie waarop wordt gesolliciteerd worden bepaalde gegevens gevraagd. Deze gegevens worden gebruikt om met de sollicitant te kunnen communiceren en om te kunnen beoordelen of diegene geschikt is voor de betreffende functie. De Ark Gouda gebruikt deze gegevens alleen voor de hier beschreven doeleinden en niet voor andere verwerkingen.

5.3.3. Voorwaarden en toestemming
Wanneer een potentiële medewerker/assistent solliciteert, wordt automatisch toestemming gegeven om bovenstaande procedure te volgen. De gegevens die naar De Ark Gouda worden gestuurd, worden voor niets anders dan voor een goed verloop van de sollicitatieprocedure gebruikt en worden niet met derden gedeeld zonder dat hiervoor eerst toestemming is gevraagd.

5.3.4. Waar slaat De Ark Gouda de gegevens op en hoe lang worden deze bewaard?
De gegevens worden maximaal vier weken bewaard nadat de betreffende vacature gesloten is.
Soms wil De Ark Gouda de gegevens graag langer bewaren voor de talentpool. In dit geval zal De Ark Gouda de sollicitant hiervoor eerst om toestemming vragen.
De Ark Gouda slaat de gegevens op, op het netwerk. De Ark Gouda heeft technische en organisatorische maatregelen genomen om de persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies, onbevoegde toegang, of enige vorm van onrechtmatige verwerking. Alleen medewerkers van het secretariaat hebben toegangsrechten tot de map waarin de gegevens worden opgeslagen. Zij zijn contractueel verplicht om vertrouwelijk met persoonsgegevens om te gaan.

5.3.5. Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG)
Iedere medewerker/assistent, leerling, stagiaire en vrijwilliger, ongeacht de functie, die een overeenkomst aangaat met De Ark Gouda is verplicht om een geldig VOG te overleggen. De Ark Gouda verstrekt hiervoor de benodigde informatie, zodat deze kan worden aangevraagd. De kosten hiervoor worden door De Ark Gouda volledig vergoed. Tijdens het dienstverband kan er een verzoek komen om een nieuwe VOG aan te vragen. Ook deze kosten worden door De Ark Gouda vergoed.

5.4. Klachtenformulier
Wanneer men niet tevreden is over de dienstverlening van De Ark Gouda, dan wil De Ark Gouda dat graag weten. Met de klacht kan De Ark Gouda zijn diensten verbeteren. Wanneer men een klacht in wil dienen is de informatie hiervoor op de website te vinden.

5.4.1. Welke gegevens vragen wij en waarom?
De gegevens die De Ark Gouda van de klager vraagt zijn van belang voor een goede behandeling van de klacht. De klacht wordt natuurlijk vertrouwelijk behandeld. Iedereen die bij de behandeling van de klacht betrokken is, zoals een klachtenfunctionaris, is verplicht tot geheimhouding.

5.4.2. Waar slaan we jouw gegevens op en hoe lang bewaren we deze?
Door het formulier te versturen wordt automatisch toestemming gegeven aan de klachtenfunctionaris om de gegevens te bewaren gedurende de tijd dat de klacht behandeld wordt. Nadat de klacht is afgehandeld, bewaart de klachtenfunctionaris de klacht twee jaar. Daarna worden alleen geanonimiseerde gegevens rondom de klacht bewaard voor statistische doeleinden en om hiermee de werkwijzen en procedures te verbeteren.
De gegevens rondom de klacht worden beveiligd opgeslagen. Alleen de medewerkers die betrokken zijn bij de behandeling van de klacht hebben toegang tot deze gegevens.

6. Wat zijn de rechten m.b.t. privacy?
Hieronder staat beschreven welke privacy rechten er gelden.

6.1. Inzien, aanpassen, verwijderen of overdragen van persoonsgegevens
Te allen tijde heeft een huisgenoot/ assistent/ vrijwilliger/ sollicitant het recht om in te zien welke gegevens De Ark Gouda van diegene heeft. Zodra aan De Ark Gouda kenbaar wordt gemaakt dat iemand zijn gegevens wil inzien, worden deze binnen 30 dagen verstrekt.

Ook bestaat het recht om persoonsgegevens door De Ark Gouda te laten wijzigen of om ze helemaal te laten verwijderen. Voor het wijzigen of verwijderen van gegevens geldt dezelfde termijn als voor het inzien van de gegevens, namelijk binnen 30 dagen. In geval van een huisgenoot/werkmakker die in zorg is of dagbesteding ontvangt zijn de gegevens nodig voor het uitvoeren van de zorgovereenkomst en kunnen deze (nog) niet worden verwijderd.

Een huisgenoot of werkmakker heeft het recht om persoonsgegevens van De Ark Gouda te ontvangen, zodat deze gemakkelijk overdragen kunnen worden aan een andere organisatie. Ook kan De Ark Gouda de informatie rechtstreeks overdragen aan een derde partij. Dit geldt alleen voor gegevens waarvoor aan De Ark Gouda toestemming is gegeven om deze te verwerken en voor gegevens die nodig zijn om een overeenkomst uit te voeren.

6.2. Intrekken toestemming verwerking persoonsgegevens
Wanneer contact wordt opgenomen met De Ark Gouda, zoals omschreven in artikel 2 van deze privacy statement, wordt automatisch toestemming gegeven om bepaalde acties uit te voeren en om (in sommige gevallen) persoonsgegevens op te slaan. Deze toestemming kan te allen tijde ook weer worden ingetrokken. In dit geval kan telefonisch of schriftelijk met De Ark Gouda contact worden opgenomen. Zie voor de contactgegevens paragraaf 1.2.

6.3. Een klacht indienen
Bij ontevredenheid over de wijze waarop De Ark Gouda omgaat met de verwerking van persoonsgegevens, kan een klacht bij De Ark Gouda worden ingediend. Wanneer er onderling niet uitgekomen wordt bestaat de mogelijkheid om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.



Laatste aanpassing: 28 november 2024

Privacy verklaring